Replace System

Fenomena mereplace system masih saja terjadi di beberapa organisasi,baik di institusi pemerintah maupun swasta.Tapi yang paling sering terjadi adalah di institusi pemerintah.

Setiap terjadi pergantian pucuk pimpinan, maka sistem selalu dijadikan korban. Tidak peduli apakah sistem yang ada masih dimanfaatkan atau tidak, pokoknya harus dilakukan pembelian sistem yang baru. Kalau pun sudah berjalan dengan baik, maka akan dibiarkan mati secara perlahan-lahan. Supaya punya alasan yang kuat untuk melakukan replace system.

Dengan kekuasaan yang dimiliki, ada banyak cara yang dilakukan agar sistem tidak berfungsi dengan baik. Karena setiap implementasi sistem pasti ada keterlibatan brainware di dalamnya.

Maka dibuatlah kebijakan yang tidak mensupport brainware dalam operasional sistem.Misalnya dengan membuat kebijakan yang tidak melegalkan semua output dari sistem komputerisasi. Sementara data dan informasi yang dijadikan acuan adalah sistem manual.

Dengan kebijakan tersebut, otomatis user atau pemakai sistem akan lebih memilih mengabaikan sistem komputerisasi karena percuma menggunakan sistem kalau toh yang legal dipakai adalah sistem manual.

Yang lebih aneh lagi, kalau pembelian sistem yang baru justru cakupan dan spesifikasi tidak sama dengan sistem yang sudah ada sebelumnya. Karena ketidaktahuan dengan masalah teknis, bukannya melakukan pengembangan sistem tapi malah cakupan sistemnya lebih kecil

Kenapa harus melakukan replace system yang sudah ada? Alasan yang paling mendasar adalah masalah uang. Dengan adanya pembelian baru, maka pimpinan tersebut berharap akan memanfaatkan kolega-koleganya untuk mengerjakan proyek tersebut.

Tidak peduli apakah perusahaan tersebut mempunyai kompetensi atau tidak. Selain itu, ada juga motif lain seperti gengsi melanjutkan program kerja atau pekerjaan dari pimpinan sebelumnya.

Apapun yang dilakukan oleh pimpinan sebelumnya harus diganti. Supaya kehadirannya terkesan sebagai pahlawan penyelamat institusi.

Bagaimana menurut anda ?

Tantangan Implementasi Sistem Informasi Manajemen

Sudah satu tahun kami mengimplementasikan Sistem Informasi Manjemen di salah satu instansi pemerintah. Secara keseluruhan sistem sudah mulai diimplementasikan di hampir semua unit kerja yang ada dalam organisasi tersebut.

Dengan implementasi sistem diharapkan semua sistem manual tergantikan oleh sistem komputerisasi. Ironisnya, untuk meninggalkan sistem manual tidak semudah di institusi swasta, khususnya pada form pelaporan tertentu ternyata tidak bisa digantikan dengan output dari sistem komputerisasi. Sementara untuk menggantikan form pelaporan tersebut harus mendapat persetujuan dari pemda setempat. Yang tentu saja membutuhkan waktu dan birokrasi yang panjang.

Di beberapa customer kami yang juga instansi pemerintah, untuk masalah legalitas output sistem komputerisasi cukup dengan SK (surat keputusan) pimpinan SKPD setempat. Maklum saja customer yang kami tangani ini secara organisasi lumayan besar dibandingkan beberapa customer kami di instansi pemerintah lainnya.

Dengan belum adanya keputusan mengenai legalitas output dari pada Sistem Informasi Manajemen, maka secara otomatis user akan menggunakan sistem manual sebagai prioritas utama. Solusi yang bisa dilakukan adalah menjalankan sistem secara paralel. Sistem manual tetap dijalankan untuk form pelaporan tertentu yang tidak bisa digantikan dengan sistem komputerisasi. Namun untuk pelaporan internal organisasi atau yang lainnya semua menggunakan sistem komputerisasi.

Nampaknya solusi ini tetap mendapat resistensi dari para pemegang kepentingan oknum yang keran rezekinya tertutup. Karena dengan implementasi sistem komputerisasi, informasi yang dihasilkan lebih transparan dan akuntable. Sehingga tidak memungkinkan pihak tertentu untuk melakukan penyelewengan.

Kenapa sering terjadi kegagalan implementasi Sistem Informasi Manajemen di instansi pemerintah..? Dalam banyak kasus,sistem sengaja tidak mau dimanfaatkan dengan baik karena mereka takut kebobrokannya terungkap.

Semoga kedepan banyak pemimpin yang visioner yang berani membuat keputusan-keputusan penting dengan memanfaatkan kemampuan teknologi untuk mencegah segala bentuk penyimpangan.