Implementasi IT Siapa Takut?

Kemarin kami diminta memberikan presentasi tentang Sistem Informasi Manajemen di salah satu organisasi. Karena proses implementasi suatu sistem pasti melibatkan user, maka dalam beberapa kesempatan sosialisasi atau presentasi, pimpinan organisasi selalu melibatkan user disamping tim IT dan Manajemen.

Manajemen dan tim IT selalu memberikan ekspektasi yang besar dengan implementasi sistem IT. Dengan implementasi sistem IT diharapkan dapat meningkatkan daya saing suatu organisasi. Namun sayangnya respon beberapa user selalu merasa terisolasi dengan penerapan sistem IT. User menganggap dengan implementasi suatu sistem, maka posisi dia sebagai karyawan dalam suatu organisasi terancam. Karena beberapa pekerjaan sudah bisa tergantikan oleh sistem.

Padahal pada kenyataannya tidak demikian, karena secanggih apapun sistemnya pasti membutuhkan brainware ntuk menjalankan sistem tersebut. Walaupun tidak dipungkiri bahwa dengan implementasi sistem IT ada beberapa business process yang mengalami perubahan. Ada kemungkinan prosesnya lebih panjang dan ada juga yang lebih simpel. Sangat tergantung dari besar kecilnya suatu organisasi.

So, Kenapa harus takut dengan implementasi sistem IT?

Tantangan Implementasi Sistem Informasi Manajemen

Sudah satu tahun kami mengimplementasikan Sistem Informasi Manjemen di salah satu instansi pemerintah. Secara keseluruhan sistem sudah mulai diimplementasikan di hampir semua unit kerja yang ada dalam organisasi tersebut.

Dengan implementasi sistem diharapkan semua sistem manual tergantikan oleh sistem komputerisasi. Ironisnya, untuk meninggalkan sistem manual tidak semudah di institusi swasta, khususnya pada form pelaporan tertentu ternyata tidak bisa digantikan dengan output dari sistem komputerisasi. Sementara untuk menggantikan form pelaporan tersebut harus mendapat persetujuan dari pemda setempat. Yang tentu saja membutuhkan waktu dan birokrasi yang panjang.

Di beberapa customer kami yang juga instansi pemerintah, untuk masalah legalitas output sistem komputerisasi cukup dengan SK (surat keputusan) pimpinan SKPD setempat. Maklum saja customer yang kami tangani ini secara organisasi lumayan besar dibandingkan beberapa customer kami di instansi pemerintah lainnya.

Dengan belum adanya keputusan mengenai legalitas output dari pada Sistem Informasi Manajemen, maka secara otomatis user akan menggunakan sistem manual sebagai prioritas utama. Solusi yang bisa dilakukan adalah menjalankan sistem secara paralel. Sistem manual tetap dijalankan untuk form pelaporan tertentu yang tidak bisa digantikan dengan sistem komputerisasi. Namun untuk pelaporan internal organisasi atau yang lainnya semua menggunakan sistem komputerisasi.

Nampaknya solusi ini tetap mendapat resistensi dari para pemegang kepentingan oknum yang keran rezekinya tertutup. Karena dengan implementasi sistem komputerisasi, informasi yang dihasilkan lebih transparan dan akuntable. Sehingga tidak memungkinkan pihak tertentu untuk melakukan penyelewengan.

Kenapa sering terjadi kegagalan implementasi Sistem Informasi Manajemen di instansi pemerintah..? Dalam banyak kasus,sistem sengaja tidak mau dimanfaatkan dengan baik karena mereka takut kebobrokannya terungkap.

Semoga kedepan banyak pemimpin yang visioner yang berani membuat keputusan-keputusan penting dengan memanfaatkan kemampuan teknologi untuk mencegah segala bentuk penyimpangan.